Règlement intérieur — Charte de l’espace

Si vous lisez ces quelques lignes, c’est que vous avez ou allez rejoindre notre communauté, dans les deux cas, bienvenue au TeRMIC !

Pour faciliter votre séjour, il nous paraît important de vous parler un peu de nous, de notre lieu, de nos valeurs et de ce que nous portons chaque jour, pour votre confort, en tant qu’équipe bénévole.

Nous sommes une association à but non lucratif, dont vous faites ou allez dorénavant faire partie en tant que membre adhérent, ce qui vous donne des droits, mais aussi des devoirs.

Ce lieu est à votre disposition, il a été imaginé pour que vous en fassiez usage. Nous n’attendons qu’un seul retour de votre part :

le respect du lieu que nous mettons à votre disposition, des gens qui le fréquentent et des règles que nous pensons être les meilleures pour faire en sorte que le plus grand nombre trouve sa place chez ici.

Au Termic, vous n’êtes pas usager d’un lieu, mais adhérent d’une association et de son projet. À ce titre, nous attendons de chacun qu’il participe à la vie, à l’entretien et au développement de notre espace de coworking.

Le Bureau de l’Association Le TeRMIC

 

 

Acceptation préalable

L’accès à l’espace de coworking et son usage impliquent l’acceptation pleine et entière du présent règlement.

Tout manquement ou non-respect du règlement peut entraîner une exclusion de l’espace de coworking, ainsi qu’une destitution du statut de membre de l’association par décision du bureau.

L’exclusion prononcée par le Conseil d’administration, pour non respect des statuts ou du règlement intérieur, ou par motif grave. L’exclusion ne pourra être prononcée sans que la personne intéressée n’ait été convoquée et ait pu faire valoir son droit à la défense. L’association se réserve également le droit de refuser l’accès à toute personne dont la nature de l’activité ne serait pas ou plus compatible avec le fonctionnement global de l’espace.

Un remboursement serait alors effectué au prorata de la consommation (hors adhésion).

 

Fonctionnement général

Toute personne souhaitant venir travailler et/ou découvrir l’espace de co-working doit se manifester au travers d’un rendez-vous pour visiter l’espace.

Adhésion

Toute personne souhaitant devenir coworker devra s’acquitter de l’adhésion qui s’élève à 20 € / an. Cette adhésion est obligatoire pour des questions d’assurance. Cette adhésion doit être reconduite chaque

année (glissante). Cette adhésion donne le choix d’être soit :

– membre actif Les membres actifs sont les membres du bureau et les membres qui utilisent de façon régulière les lieux de travail partagé. Ils participent activement à l’organisation, l’animation

de l’association et les tâches d’intérêt collectif (par exemple : ménage,recharge du poêle à granulé de bois…)

– membre occasionnel. Les membres occasionnels utilisent de façon ponctuelle les lieux de travail partagé de l’association..

Pour adhérer, il est nécessaire de remplir les conditions suivantes :

– Être majeur et nous fournir une photocopie recto/verso de votre carte d’identité

– Justifier d’une assurance de responsabilité civile

– Compléter notre formulaire d’adhésion ou renouvellement

– Payer votre adhésion

– Pour les entreprises, fournir une copie de votre statut juridique

Accès

L’accès au lieu se fait grâce à un moyen d’accès communiqué lors du paiement de la formule d’abonnement. Ce moyen est individuel et ne peut être communiqué à autrui.

Grille tarifaire

Payer une des formules d’abonnement donne accès à l’espace de coworking, selon les modalitésdéfinies plus loin dans ce document· Tous ces tarifs s’entendent par personne. Il n’y a pas de tarif de groupe.

Les achats sont nominatifs, non cessibles et non remboursables. L’accès à l’espace est conditionné par un solde positif de tickets ou un abonnement au mois en cours de validité ainsi qu’à la possession d’une carte adhérent à l’association de l’année en cours. Ces différents accès donnent des droits aux personnes, mais aussi des devoirs exprimés ci-après.

 

 

Type d'abonnement	Tarif	Remarque
Mensuel bureau fixe	170 €	Même en votre absence, personne n’utilise cette table,  vous pouvez laisser vos affaires.
Mensuel bureau volant	150 €	Vous devez chaque jour laisser la table vide, à disposition de celui qui s’y installera demain
1 j/semaine	40 €
2j/semaine	80 €
Bureau fermé	350 €	Un bureau pour 2 ou 3 personnes, 14m2
10 entrée	120 €	ou une entrée unique à 15€

 

Utilisation de l’espace et des services associés

Il n’y a pas de préposé au ménage : c’est l’affaire de tous les coworkers :

JE SALIS, JE NETTOIE.

Tous les équipements sont disponibles : balai, pelle & balayette, aspirateur, éponge, serpillière, seau, produits d’entretien, etc.

· État et entretien des locaux

Le coworker s’engage à laisser son bureau et les parties communes dans le meilleur état de propreté et d’ordre possible. Les poubelles et bacs de trie seront vidés régulièrement dans le cadre des tâches partagées entre coworkers.

Pour les postes de travail qui ne sont pas privatifs, le coworker ne peut, en aucun cas, stocker dans l’espace ses effets personnels et/ou son matériel professionnel. Chaque personne a l’obligation de conserver en bon état le matériel qui lui est confié. Les personnes sont tenues d’utiliser le matériel conformément à son objet. L’utilisation à d’autres fins en dehors de l’espace de coworking, est interdite, sauf pour le matériel expressément mis à disposition à cet effet. Toute anomalie dans le fonctionnement des machines et du matériel et tout incident doivent être immédiatement signalés.

· (À venir !!) Casiers de rangement

Des rangements sont mis à disposition des coworkers pour leur permettre de désencombrer l’espace de travail durant la journée. Ils n’ont pas pour vocation de servir de stockage à long terme. D’autre part, les objets qui sont déposés dans ces casiers ou laissés ailleurs dans les locaux du Coworking, le sont aux risques et périls de leur propriétaire (voir paragraphe « assurances des biens et des personnes »).

· (À venir !!) Gestion des présences

Le décompte des présences est basé sur un tableau de présence à remplir en ligne au plus tard la veille du jour de présence à 20h. Pour toute annulation de réservation après 20h, la journée sera décompté de l’abonnement . En cas de non réservation, vous n’êtes pas prioritaire.

· Réseau informatique

Le coworker s’engage à ne pas utiliser le réseau mis à disposition pour exercer une activité illicite et à ne pas exploiter la bande passante d’une manière qui pourrait nuire à l’activité des autres coworkers. Un usage non équitable de la bande passante pourra entraîner des sanctions si les rappels à l’ordre qui en découlerait n’étaient pas suivis d’effet. Un usage illicite entraînera l’exclusion immédiate du coworker de l’Association Le TeRMIC.

· Café, thé, tisanes, etc.

Une machine à café et une bouilloire électrique sont à disposition des coworkers. Leur entretien sont à la charge des coworkers. Les consommables (thé, café, tisane, sucre, etc.) sont amenés par le coworkers. Les déchets issus de ces usages sont à trier dans les contenants prévus à cet effet. Les tasses sont à laver, la machine est à nettoyer, du liquide renversé doit être nettoyé.

· ECORESPONSABILITÉ

Le TeRMIC invite ses Occupants à porter une attention particulière aux points suivants :

- Tri des déchets

o Utiliser la poubelle de tri sélectif mise à disposition dans la cuisine

o Tenter l’objectif « mini déchets » (en produisant le moins de déchets possible)

- Réduction de la consommation de papier

o Privilégier les envois numériques lorsque cela est possible

o N’imprimer que les documents indispensables

o Privilégier les impressions en recto/verso et en noir et blanc

- Réduction de la consommation électrique

o Éteindre la lumière et la climatisation dans les bureaux et la salle multifonctions lorsqu’ils ne sont pas utilisés

o Éteindre la lumière et le chauffage des pièces communes à la fermeture du coworking

- Réduction de la consommation d’eau

o Utiliser les chasses d’eau à petit débit lorsque cela est possible

o Utiliser de l’eau froide pour se laver les mains

o Ne pas laisser couler inutilement le robinet et la douche

· Écran

Un écran peut être mis à disposition. Cet équipement doit rester positionné sur son bureau et ne peut donc pas être déplacé.

· Imprimante

Un usage ponctuel et modéré de l’imprimante mise à disposition est proposé aux coworkers. Une limite de 20 pages par mois est octroyée. Dans le cas de la nécessité d’usage plus intensif, vous devrez le signaler à l’association. Une participation sera alors demandée au coworker qui en exprimerait le besoin, et ce de manière à couvrir les consommables utilisés. Dans tous les cas, l’usage de l’imprimante se fera de manière raisonnée en évitant tout gaspillage.

· Fermeture

Le dernier coworker doit vérifier la fermeture des fenêtres, éteindre écrans et lumières et s’assurer que les portes soient fermées à clé.

· Gestion du poêle

L’alimentation et le nettoyage du poêle sont réservés au membres actifs formés à son emploi. En particulier :

· À chaque chargement d’un sac, il faut aspirer les cendres et nettoyer le foyer au moyen de l’aspirateur prévu à cet effet ;

· L’aspirateur doit être vidé régulièrement : en aucun cas ne mettre les cendres dans une poubelle ! Un espace de dépôt est prévu à cet effet à l’extérieur.

 

 

 

Respect des personnes et des lieux

Le coworker s’engage à se comporter avec politesse et courtoisie et adoptera une attitude correcte à l’égard de tous les usagers de l’espace de co-working.

· Travail en équipe

L’espace de coworking n’a pas vocation à accueillir dans son espace des structures constituées de plus de deux personnes.

· Discussions

Le coworker s’engage à rester le plus discret possible dans l’open space et à maintenir un niveau sonore faible et favorable à la concentration des autres coworkers. Les discussions ne doivent pas s’éterniser.

· Téléphone ou visio conférence

Les téléphones doivent impérativement fonctionner en mode silencieux ou sur vibreur. L’usage d’un casque est impératif. Les appels téléphoniques sont à passer à l’extérieur de l’open space : la blabla-room et la terrasse sont

prévus à cet effet.

· Nourriture, boisson et alcool

La consommation de boisson est bien évidemment acceptée à condition de laisser les installations propres. S’assurer cependant de ne pas mettre en péril les équipements électriques présents. La consommation d’alcool est interdite. Il est possible à tous les membres de l’association d’utiliser le réfrigérateur du Coworking en veillant à ne pas le saturer et à n’y laisser aucune nourriture avariée ou vaisselle sale. Les aliments restant dans le frigo le Vendredi soir seront évacués. Les éléments considérés comme insalubres seront jetés (y compris le contenant).

· Tabac et vapotage

L’espace de coworking tout comme l’ensemble du bâtiment sont entièrement non-fumeur (en application du décret n 92-478 du 29 mai 1992 fixant les conditions d’application de l’interdiction de fumer dans les lieux affectés à usage collectif). Le vapotage n’est pas toléré..

· Animaux

Hors cadre légal (chien d’assistance ou élève chien-guide par exemple), les animaux ne sont pas acceptés dans l’espace de coworking.

· Assurances des biens et des personnes

Le matériel laissé dans les locaux de l’espace de coworking l’est sous la responsabilité de son propriétaire. L’espace de coworking décline toute responsabilité en cas de perte, vol ou dégradation. Les utilisateurs du lieu s’engagent à fournir une attestation de responsabilité civile.

Gestion des conflits

Dans le cas d’un conflit entre deux membres, le bureau pourra être saisi ou se saisir dans le but de rétablir une ambiance de travail

Vos invités

L’accueil d’un public extérieur à des fins de réunion, groupe de travail, recrutement, entretien, famille, amis, etc. est possible au sein de l’espace de Coworking dans le respect des conditions de travail des autres coworkers. Ces réunions devront se tenir dans un espace isolé et réservé pour l’occasion (bureau séparé, derrière la paroi coulissante dans la blabla-room). Une salle de réunion est disponible à la location et à tarif préférentiel. Les coworkers qui reçoivent un ou des visiteurs dans l’enceinte du TeRMIC sont responsables du comportement de ceux-ci.

 

Travailler au TeRMIC

· Généralités

L’espace de coworking est destiné à accueillir des personnes travaillant principalement et physiquement seules, telles que des indépendants ou des télétravailleurs. Aussi, l’accès à l’espace de coworking pour les équipes est soumis aux règles exposées ci-après. Par ailleurs, le Bureau de l'Asssociation de l’association se réserve le droit de refuser ou d’exclure toute personne ou groupe de personnes n’entrant pas ou plus dans le cadre du projet associatif décrit en début de règlement et dans les statuts de l’Association Le TeRMIC.

· Règles de l’open-space

L’espace n’est pas destiné à des équipes de plus de deux personnes travaillant pour la même structure, y compris dans le cadre d’un stage ou d’une alternance. Pour celles-ci, un bureau fermé est disponible. Les coworkers s’engagent à rester le plus discrets possible dans l’open space. Il n’est donc pas possible d’entretenir une discussion prolongée, en dehors des espaces isolables.

· Règles d’utilisation du téléphone et visio-conférence

Toute conversation avec un interlocuteur à distance doit se faire avec un casque (pas de haut parleur) et dans le plus grand respect possible des autres usagers. Pour les conversations prolongées, intenses ou d’ordre privé, un local est prévu à cet effet (la blabla-room).

Confidentialité

L’Association Le TeRMIC s’engage à respecter la confidentialité, l’anonymat et la protection des données de tous ses membres. Les données personnelles concernant les coworkers sont collectées à l’usage exclusif de l’association Le TeRMIC notamment à des fins de facturation et de gestion des présences. L’association Le TeRMIC s’engage à ne jamais porter à la connaissance de tiers les informations nominatives communiquées par ses membres. Conformément aux dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), les informations recueillies sont traitées dans le cadre de l’exécution des missions relatives aux activités de l’association Le TeRMIC.